Protokół

Przebiegu drugiego spotkania grupy roboczej ds. programu Promocja literatury
i czytelnictwa – priorytet 3 – Czasopisma, które odbyło się w siedzibie Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w dniu 25 kwietnia 2014 roku.

W spotkaniu udział wzięli:
Katarzyna Ślaska – Biblioteka Narodowa
Tomasz Pindel – Instytut Książki
Agnieszka Kozłowska – Fundacja Otwarty Kod Kultury
Przedstawiciele czasopism:
Paweł Cywiński – „Kontakt”
Arkadiusz Gruszczyński – „Notes.na.6.tygodni”, „Format P”
Michał Kasprzak – „Wakat”
Łukasz Pawłowski – „Kultura Liberalna”

Spotkaniu przewodniczył:
Łukasz Gajewski – Departament Mecenatu Państwa MKiDN
(lista obecności – zał. nr 1 do protokołu)

Celem spotkania było omówienie propozycji zmian merytorycznych zaproponowanych przez Koalicję Czasopism do programu Promocja Literatury
i czytelnictwa – priorytet 3 – Czasopisma. Podstawą do prac na spotkaniu stał się dokument przesłany przez Koalicję Czasopism w dniu 24.04 (zał. nr 2 do protokołu).

1. Wstęp:

Przewodniczący poinformował, iż skład zespołu roboczego został zatwierdzony przez Ministra. Przypomniał, że głównym celem zespołu jest przygotowanie listy rekomendacji dla Ministra, który podejmie ostateczne decyzje, co do zaproponowanych zmian. Zebrani nie zgłosili dodatkowych uwag do protokołu z poprzedniego spotkania
i jednogłośnie przyjęli jego ostateczną wersję. Ustalono, iż na spotkaniu będą omawiane w szczególności punkty zawarte we wspomnianym dokumencie przesłanym przez Koalicję Czasopism.

2. W trakcie spotkania zwrócono w szczególności uwagę na następujące kwestie:

a) Kwestia bezpłatnego dostępu do wersji elektronicznych czasopism dotowanych ze środków MKiDN.

Przewodniczący odniósł się do kwestii prawnych bezpłatnego udostępniania czasopism w Internecie. Zwrócił uwagę, iż wymaga to min. Zmian w umowach
z wieloma z autorami – głównie w zakresie uzyskania licencji na nowe pola eksploatacji. Stworzenie bezwzględnego wymogu dotyczącego udostępniania w Internecie treści czasopisma może być więc poważną przeszkodą dla wielu wydawców nie będących
w stanie pozyskać takich zmian w umowach z autorami. W przypadku zdecydowania się na takie rozwiązanie, stosowne zapisy w umowach między wydawcami czasopism a MKiDN, a także między autorami a wydawcami będą mogły wykorzystać doświadczenie Biblioteki Narodowej. Katarzyna Ślaska zaproponowała licencje niewyłączne, zwracając również uwagę, iż kluczową kwestią jest to, od którego momentu będzie udzielana tego typu licencja.

Przewodniczący zwrócił uwagę na program Kolekcje – priorytet 3 – Zamówienia kompozytorskie, gdzie m.in. z powodu problemów związanych z zawieraniem umów
z autorami, nie zdecydowano się na wprowadzenie zapisu, mówiącego o konieczności przekazywania każdej kompozycji bez ograniczeń.

Zaproponował również – jako rozwiązanie alternatywne – przydzielanie dodatkowych punktów dla wnioskodawców, którzy zobowiążą się do bezpłatnego udostępnienia czasopisma w Internecie.

Katarzyna Ślaska zwróciła uwagę na problem jaki wynika z częściowego publikowania dotowanych numerów (np. wybranych artykułów). W efekcie materiały te są niekompletne, rozproszone i trudne do sklasyfikowania. Wskazała, że to na redakcje spada obowiązek określenia warunków na jakich zostanie podpisana umowa z autorami. Agnieszka Kozłowska zauważyła, że proces ten może być czasochłonny
i skomplikowany, gdyż część redakcji nie posiada wiedzy i doświadczenia
w konstruowaniu tego rodzaju umów. Przewodniczący zapewnił, iż po stronie ministerstwa nie ma formalnych przeszkód, co do wprowadzenia zapisu mówiącego
o bezpłatnym udostępnianiu dotowanych czasopism – jest to kwestia renegocjacji umowy z autorami, która leży po stornie redakcji.  Katarzyna Ślaska poinformowała, iż POLONA uprości mechanizm przekazywania czasopism. Biblioteka Narodowa współpracuje obecnie z redakcjami czasopism (głównie naukowych). W obecnych zbiorach BN znajduje się już ponad 100 przekazanych tytułów. Wicedyrektor BN zaproponowała także osobne spotkanie z Koalicją Czasopism, w celu zaprezentowania zasad zawierania umów niewyłącznych, w oparciu o funkcjonujące obecnie wzory. Spotkanie to zaowocowałoby również stworzeniem specjalnego katalogu dobrych praktyk. Przewodniczący poinformował, iż nie ma przeszkód, aby taki dokument został opublikowany na stronie priorytetu Czasopisma.

b) Budżet priorytetu Czasopisma

Przedstawiciele czasopism postulowali znaczne zwiększenie budżetu priorytetu,
a także zwiększenie puli środków przeznaczonych na udzielenie dotacji na etapie naboru, kosztem puli na odwołania. Przewodniczący zwrócił uwagę na relatywnie dobrą sytuację wnioskodawców w priorytecie czasopisma. Poinformował, iż ok. 50% wszystkich złożonych aplikacji otrzymuje dofinansowanie. Wnioskodawcy otrzymują
ok. 30% łącznej sumy środków, o którą się ubiegają. Dla przykładu w priorytecie Muzyka jest to ok. 15%. Przedstawiciel MKiDN zwrócił uwagę, iż ze względu na brak danych
o możliwości ewentualnych zwiększeń, bardziej efektywnym rozwiązaniem jest udoskonalenie procedur, profilowanie priorytetu oraz skoncentrowanie się na postulatach, które docelowo zostaną przedstawione Ministrowi. Agnieszka Kozłowska poruszyła temat preliminarza i kosztów kwalifikowanych. Zwróciła uwagę, iż największe koszty wnioskodawcy przeznaczają na druk, co wynika ze specyfiki programu, jednak większe wsparcie finansowe powinny otrzymywać redakcje, aby utrzymać odpowiedni poziom merytoryczny merytorykę na dobrym poziomie.

Przedstawiciele Czasopism nie zgodzili się z takim stanowiskiem.

c) Kwestia odwołań

Odnosząc się do postulatów Koalicji Czasopism, przedstawiciel MKiDN przypomniał, iż zgodnie z obowiązującymi zapisami, istnieje możliwość odwołania się od decyzji Ministra, nie zaś od punktacji wniosku, która nie jest na etapie odwoławczym wiążąca (poza wymogiem min. 50 pkt).

Głównym uzasadnieniem pozostaje wniosek składany na etapie naboru, poddawany ocenie instytucji zarządzającej oraz ekspertów. Obecna praktyka wskazuje także, że wnioskodawcy w uzasadnieniach powtarzają często informacje i powielają argumenty
z wniosku pierwotnego.

Ponadto zwrócił uwagę, iż wniosek pod względem formalnym jest dokumentem, czego nie można powiedzieć o uzasadnieniu do odwołania, które nie jest podpisywane
i którego tryb składania nie jest obligatoryjny.

Postulowane podniesienie progu punktowego uprawniającego do złożenia odwołania z 50 do 60 pkt. jest formalnie możliwe, jednak należy zwrócić uwagę, iż prawdopodobnie zmniejszy to całościową liczbę dofinansowanych tytułów i spowoduje, iż osłabieniu ulegnie zasadność samej procedury odwoławczej, gdyż nie będzie jej podlegać znacznie większa niż poprzednio liczba wniosków.

Zebrani przedstawiciele Koalicji Czasopism omawiali także postulat sporządzania
i publikacji pisemnych uzasadnień decyzji o negatywnym rozpatrzeniu odwołań. Przewodniczący wskazał, iż tego typu rozwiązanie musiałoby dotyczyć również pozostały programów MKiDN i nakład pracy związany z jego realizacją dramatycznie zwiększyłby obciążenia instytucji zarządzającej, nie dając wnioskodawcom żadnej realnej korzyści. Nieuniknione w tym przypadku wydłużenie procedury odwoławczej,
a także obciążenie pracowników, którzy w tym samy czasie powinni współpracować
z beneficjentami w celu przygotowania umów na udzielone dofinansowania spowodowałyby, że ostateczny bilans takiej zmiany, w jego ocenie, byłby zdecydowanie negatywny.

Poinformował, również, iż postulowane przez Koalicję zwiększenie objętości pola pisemnego odwołania z 1000 do 4000 znaków jest możliwe do zrealizowania.

d) Punktowanie wniosków

Przedstawiciele Czasopism powtórzyli postulat wprowadzenia szczegółowej punktacji każdego kryterium cząstkowego w ocenie merytorycznej i strategicznej. Łukasz Gajewski oraz Katarzyna Ślaska, wskazali, iż nadmierne uszczegółowienie oceny merytorycznej może krępować ekspertów podczas oceny czasopisma.

Członkowie Kolacji Czasopism zobowiązali się do opracowania własnego algorytmu obiektywizującego ocenę merytoryczna i do zaprezentowania go na kolejnym spotkaniu zespołu. Poruszono także kwestię jawności ocen przyznawanych przez poszczególnych ekspertów.

Łukasz Gajewski poinformował, iż nie ma formalnych przeszkód, aby publikować dane dotyczące poszczególnych ocen eksperckich po zakończeniu procedury konkursowej.

Kolejnym możliwym do rozważenia postulatem Koalicji Czasopism jest zmniejszenie procentowego udziału oceny strategicznej (np. do 20%). Kwestię proporcji tej oceny pozostawiono do dalszej dyskusji. Debatowano także nad proponowaną przez przedstawicieli czasopism likwidacją kryteriów oceny wartości organizacyjnej, zwłaszcza kryterium C2, które w opinii członków Koalicji stawia w bardziej uprzywilejowanej sytuacji wnioskodawców stabilnej sytuacji finansowej.

Przewodniczący zwrócił uwagę, iż przy relatywnie niskim poziomie minimalnego wkładu własnego, MKiDN zależy na utrzymaniu zachęty dla angażowaniu w projekt środków spoza dotacji MKiDN większych niż wymagane minimum. Poinformował również, iż punktacja za wkład własny wnioskodawcy uległa znacznemu zmniejszeniu
w stosunku do lat ubiegłych: z 10 do 4 punktów.

e) Kwestia ekspertów

Członkowie Koalicji Czasopism zaproponowali zwieszenie liczby ekspertów z 5 do 7. Przewodniczący poinformował, iż takie rozwiązanie biorąc pod uwagę dużą różnorodność tytułów w priorytecie, jest warte rozważenia.

Przedstawiciele czasopism zaproponowali również stworzenie listy zawierającej propozycję kilkudziesięciu ekspertów, których można by zatrudnić do oceny wniosków w kolejnych edycjach priorytetu. Łukasz Gajewski poinformował, iż istnieje możliwość przedstawienia tego typu listy Ministrowi, jednak należy pamiętać, iż osoby te powinny wyróżniać się przede wszystkim odpowiednią wiedzą i doświadczeniem.

Osiągnięto również konsensus w sprawie postulowanej dwuletniej kadencyjności zespołu eksperckiego. Ustalono, iż wymiana składu musi dotyczyć przynajmniej połowy ekspertów.

Poruszono także temat jawności składu zespołu eksperckiego. Przewodniczący zwrócił uwagę na fakt, iż takie rozwiązanie spowoduje, iż eksperci będą narażeni na naciski i presję środowiskową, a możliwość społecznej kontroli nad efektem ich pracy zapewnia stosowana obecnie publikacja składu eksperckiego po zakończeniu rozpatrywaniu wniosków na dany rok.

f) Tryb pracy Zespołu Sterującego

Przedstawiciele czasopism postulowali, iż na spotkaniu ZS powinno dokonywać się oceny wniosku zarówno w obszarze oceny merytorycznej jak i strategicznej. Według tej zasady decyzja powinna być podejmowana wspólnie przez ekspertów i przedstawiciela instytucji zarządzającej. W przypadku dużej rozbieżności stanowisk, zaproponowano możliwość powołania dodatkowych ekspertów.

Przedstawiciel MKiDN poinformował o trudnościach praktycznych związanych
z realizacją tego postulatu. Wskazał na wydłużenie procesu oceny wniosku oraz problemy z protokołowaniem tego typu spotkania w sytuacji gdyby decyzja, jak postulowali przedstawiciele strony społecznej, zapadała podczas dyskusji

Przypomniał również, iż według obowiązujących zapisów spotkanie Zespołu Sterującego daje raczej możliwość wymiany poglądów, dyskusji na temat najważniejszych kwestii, a ocena jest przeprowadzana indywidualnie i jej dokumentacją jest karta eksperta

Przewodniczący pozytywnie odniósł się do propozycji przedstawiania ekspertom propozycji podziału środków finansowych, zaznaczając jednak, iż prawdopodobnie wymagałoby to dodatkowego spotkania lub pracy zdalnej nad dokumentem. Taką możliwość przewidują nawet obecnie stosowane procedury.

g) Tryb wieloletni

Koalicja czasopism zgodnie z przesłanym dokumentem z dn. 24.04 zaproponowała, aby relacja procentowa prognozowanych budżetów zadań wieloletnich do jednorocznych wynosiła 80% do 20%. Podkreślono przy tym, iż finansowanie jednoroczne dotyczyłoby przede wszystkim dla czasopism młodych, które mogłyby aplikować jedynie o małe kwoty. Wszyscy zebrani uznali, aby przedyskutować tę kwestię na kolejnym spotkaniu. Przedstawiciele czasopism zobowiązali się ponadto do sprecyzowania postulatu obniżenia wymaganego wkładu własnego dla zadań wieloletnich.

Przewodniczący wskazał na negatywne konsekwencje takiego rozwiązania – w tym utrudnienie dostępu do środków z priorytetu realizatorom nowych projektów.

3. Na zakończenie posiedzenia ustalono następujące działania:

• Przewodniczący poprosił przedstawicieli czasopism o uzupełnienie przesłanej przez MKiDN tabeli zawierającej postulaty grupy roboczej, w oparciu
o wspomniany dokument z dn. 24.04 br.;
• Przedstawiciele Koalicji Czasopism zobowiązali się do przekazania uzupełnionych i doprecyzowanych postulatów w formie tabelarycznej do 5.05 br.;
• Przewodniczący prześle Koalicji Czasopism zestawienie beneficjentów priorytetu Czasopisma, zawierające punktację Kryterium C2;
• Ustalono, że data kolejnego spotkania zostanie wyznaczona w późniejszym terminie i na tym spotkanie zakończono.

Protokołował Zatwierdził
Piotr Dorosiński Łukasz Gajewski

Warszawa, dnia 29 kwietnia 2014 r.