W wyniku zebrania Koalicji Czasopism 9 maja w siedzibie redakcji „Wakatu” w Staromiejskim Domu Kultury (Rynek Starego Miasta 2, Warszawa), a także szeregu konsultacji korespondencyjnych, oraz w efekcie ostatniego w tym sezonie posiedzenia grupy roboczej w siedzibie MKiDN, które odbyło się 28 maja 2014, w dniu 2 czerwca 2014 do Departamentu Mecenatu Państwa przesłane zostały wypracowane przez Koalicję postulaty zmian w regulaminie oraz funkcjonowaniu priorytetu „Czasopisma” ze wskazaniem na ich uwzględnienie w edycji konkursu na 2015 rok. Departament zobowiązał się do przekazania postulatów Ministrowi Kultury iDN wraz ze swoją opinią dotyczącą każdego z nich. Przybrały one następujące, ostateczne brzmienie:

1. Budżet priorytetu

a) Znaczące zwiększenie prognozowanego budżetu priorytetu. Z naszych rozpoznań wynika, że powinno ono stanowić co najmniej trzykrotność obecnego budżetu. Biorąc pod uwagę ograniczone środki MKiDN, wnioskujemy o 5 mln.

Uzasadnienie:
– Budżet priorytetu zwiększono po raz ostatni w 2011 roku i od tego czasu nie był on waloryzowany.
– Budżet czasopism patronackich mimo ich niewielkiej liczby jest znacznie wyższy niż budżet priorytetu, co pokazuje, że wydawanie czasopism na wysokim poziomie merytorycznym wymaga dużych nakładów.
– Mimo profesjonalnej pracy wykonywanej przez autorów, redaktorów, korektorów, webmasterów oraz innych członków redakcji pism dotowanych, ich zarobki – o ile w ogóle występują – są nieadekwatne do wkładu pracy.
– Ze względu na wzrost cen publikacji tradycyjnych (wzrost cen papieru, składu, druku) oraz cyfrowych (pojawienie się aplikacji mobilnych) zwiększenie budżetu jest konieczne.
–  Zwiększenie budżetu pozwoliłoby także na wygospodarowanie środków na działania promocyjne zwiększające zasięg i zakres oddziaływania pism.
– W ramach priorytetu o dofinansowanie ubiegają się bardzo różne inicjatywy wydawnicze, czyli czasopisma artystyczne, kulturalno-artystyczne i związane z dziedzictwem narodowym; prezentujące twórczość, omawiające tę twórczość (krytyka literacka,
teatralna, filmowa, sztuk wizualnych), tworzące zaplecze teoretyczne (m.in. czasopisma naukowe), a także publikacje branżowe (dla bibliotekarzy, konserwatorów zabytków itp.), jak i czasopisma społeczno-kulturalne. Znaczna większość z nich prezentuje wysoki poziom merytoryczny. Jeśli chce się zachować tę różnorodność i nie wprowadzać ograniczeń co do tego, kto może ubiegać się o środki, należy zwiększyć budżet.
b) zwiększenie puli środków rozdysponowywanych na etapie konkursowym kosztem puli przeznaczanej na odwołania
c) Przeprowadzenie przez Koalicję Czasopism analizy kosztów deklarowanych przez beneficjentów w preliminarzach na 2014 rok celem wypracowania modelu racjonalizującego wydatki czasopism. Analiza zostanie przeprowadzona na podstawie wniosków udostępnionych przez MKiDN na mocy Ustawy o dostępie do informacji publicznej

2. Odwołania

a) Sprecyzowanie kryteriów, zgodnie z którymi Dyrektor Instytucji Zarządzającej rekomenduje Ministrowi wybrane wnioski w trybie odwoławczym. Zapis uściślający tę kwestię powinien znaleźć się w regulaminie.
b) Zwiększenie objętości pola odwołania z obecnych 1000 znaków do 4000
c) Podniesienie progu punktowego uprawniającego do składania odwołań z obecnych 50 do 60 punktów

Uzasadnienie:
– przepis zapewnia wyższy poziom merytoryczny pism, które otrzymują dotacje z odwołania
– wedle opinii Koalicji Czasopism w kolejnych konkursach odwołania mają być trybem wyjątkowym, co pozwoliłoby zminimalizować spekulacje wokół polityczności decyzji ministra
d) Pisemnie uzasadnianie decyzji odwoławczych na prośbę wnioskującego, którego wniosek został odrzucony

3. Ocena wniosków

a) Publikacja wykazu ocen przyznawanych przez poszczególnych członków Zespołu Sterującego
b) Przygotowanie przez stronę społeczną (przedstawicieli wydawców) algorytmu oceny wniosków [zawierającego uszczegółowione, przeformułowane lub dodatkowe (względem obowiązujących) kryteria oceny, a także proponującego nowy system punktacji]. Algorytm będzie znosił sztywny podział na kryteria merytoryczne, strategiczne i organizacyjne. Projekt kompletnego algorytmu dla zadań na 2015 rok zostanie przedstawiony Ministerstwu do 30 czerwca 2014.

4. Skład i tryb pracy zespołu sterującego

a) Zwiększenie liczby ekspertów oceniających z 5 do 7, specjalizujących się w odmiennych dziedzinach kultury. Uprzywilejowanie podczas doboru ekspertów posiadających kompetencje interdyscyplinarne
b) Powoływanie niezależnych ekspertów powinno odbywać na podstawie przygotowanej wcześniej przez Koalicję Czasopism listy kilkudziesięciu proponowanych specjalistów. Ostateczny skład listy zostanie przedstawiony w terminie uzgodnionym przez obie strony.
c) Wszyscy członkowie zespołu powinni oceniać wszystkie aspekty wniosku w ramach jednego szczegółowego algorytmu, znoszącego sztywny podział na część merytoryczną, strategiczną i organizacyjną.
d) W związku z brakiem kodyfikacji (w wytycznych do programów MKiDN) zasad przebiegu posiedzenia roboczego zespołu sterującego, opowiadamy się za kontynuacją tzw. dobrych praktyk w zakresie dotychczasowego trybu obradowania zespołu. Członkowie zespołu sterującego, zapoznani ze wszystkimi propozycjami ocen danego wniosku,  podczas posiedzeń roboczych powinni konsultować swoje stanowiska w przypadku ich znacznej rozbieżności. . Ostateczną ocenę wniosku stanowi średnia ocen poszczególnych członków zespołu.
e) Zapewnienie rotacyjności ekspertów w kolejnych konkursach – zmiana składu Zespołu Sterującego w trybie: 4 eksperci zmieniający się co roku

5. Zmiany w regulaminie

a) Zwiększenie puli na dotacje wieloletnie. Po weryfikacji  symulacji funkcjonowania takiej zmiany w najbliższych latach, wykonanej przez MKiDN na prośbę Koalicji, postulujemy zwiększenie puli z obecnych 40 do 60%.
b) Kasacja kryterium oceny wartości organizacyjnej C.2. dotyczącego „Oceny budżetu przedstawionego we wniosku” czyli punktującego procentowy udział wkładu własnego w deklarowanym budżecie zadania. Wkład własny pozostaje warunkiem udziału w konkursie, ale nie powinien być dodatkowo punktowany. Wyższy wkład uprawnia jednak do ubiegania się o wyższe kwoty dotacji (a progi te powinny być waloryzowane wraz ze wzrostem budżetu prognozowanego dla priorytetu).
c) Obniżenie wymaganego wkładu własnego do 15%. Argument:  dotacja udzielana przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego jest zazwyczaj jedyną formą finansowania pisma. Wkład własny mogą również stanowić zasoby rzeczowe i praca społeczna,
d) Stworzenie słownika najważniejszych i najbardziej niejasnych pojęć zawartych w regulaminie i dodanie go do regulaminu przy okazji kolejnej edycji konkursu. Słownik zostanie opracowany przez Koalicję Czasopism w odniesieniu do Regulaminu obowiązującego dla edycji 2015.
6. Tryb pracy grupy roboczej ds. czasopism
a) Wyznaczenie spotkania z Ministrem KiDN, decyzyjnym w sprawie wyżej przedstawionych postulatów, przed podjęciem przez niego ostatecznych decyzji.

Pozostałe propozycje:

a) Wypracowanie modelu publicznego udostępniania wersji elektronicznych wszystkich numerów czasopism realizowanych ze środków MKiDN po zakończeniu okresu sprzedaży tychże numerów. Okres sprzedaży numerów (uzależniony od periodyczności czasopisma), a także warunki i miejsce ich udostępniania w sieci zostaną szczegółowo określone na podstawie dalszych konsultacji.

Koalicja wraz z przedstawicielami Biblioteki Narodowej planuje spotkanie w sprawie udostępnienia numerów swoich pism za pośrednictwem repozytorium BN. Przedstawiciele koalicji chcą uzyskać informacje, m.in. o tym, jakimi środkami technicznymi i organizacyjnymi dysponuje Biblioteka Narodowa, jakie ma plany na przyszłość związane z repozytorium, jak rozwiązać ewentualne kwestie prawne. Na tym spotkaniu przedstawiciele koalicji przedstawią także wątpliwości i obawy zgłaszane przez część czasopism.